Vsak račun mora biti izdan pravočasno in z neprekinjeno zaporedno številko, sicer lahko nastanejo težave pri davčnem nadzoru. Pojasnimo splošna pravila, za podrobnosti svojega primera pa preverite pri FURS.
Račun morate izdati pravočasno, praviloma takoj ob dobavi blaga ali opravljeni storitvi oziroma ob prejemu plačila, kadar je to pred dobavo. Roki in podrobnosti izhajajo iz pravil o računih po ZDDV-1, za nekatere posebne primere (npr. čezmejni posli) pa veljajo lastni roki. Konkreten rok za svoj primer preverite pri FURS ali računovodji.
Zaporedne (neprekinjene) številke računov so obvezne, ker omogočajo sledljivost in preverljivost poslovanja. Vsak račun mora imeti enkratno številko, ki sledi prejšnji brez 'lukenj'. Manjkajoče številke bi vzbudile sum, da je bil račun izdan in nato izbrisan. Zato računov nikoli ne brišete: napake odpravljate z dobropisom ali stornom, zaporedje pa ostane celovito.
Zaporedje lahko oblikujete s tekočo številko in letnico (npr. 2026-0001) ali z oznako poslovne enote in naprave, kadar uporabljate davčno blagajno. Ključno je, da je struktura dosledna, da se številke ne ponavljajo in da ne nastajajo vrzeli. Ob prehodu v novo leto številčenje običajno ponastavite, kar v evidenci jasno označite. ProEntry številke dodeljuje samodejno, zato do podvajanj ali preskokov ne pride.
Račun mora vsebovati vaše podatke (naziv, naslov, davčna ali ID za DDV), zaporedno številko, datum izdaje, opis blaga ali storitve, količino, ceno, davčno osnovo, stopnjo in znesek DDV (kadar ste zavezanec) ter končni znesek. Pri poslih s tujino se dodajo posebne klavzule in podatki o kupcu. Natančen seznam za svoj primer preverite v pravilih po ZDDV-1 oziroma pri FURS.
Če računov ne izdajate pravočasno, jih ne številčite neprekinjeno ali jim manjkajo obvezni podatki, tvegate, da vaša davčna evidenca ne bo verodostojna. Pri davčnem nadzoru lahko to vodi v dodatna vprašanja, popravke ali sankcije. Zato je smiselno izdajanje računov avtomatizirati, da so pravočasnost, številčenje in obvezni podatki zagotovljeni že po sistemu.
