Politika zasebnosti – ProEntry

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

Kontakt za varstvo podatkov

Za vsa vprašanja glede obdelave osebnih podatkov in uveljavljanje pravic po GDPR je na voljo kontaktna oseba za varstvo podatkov:

Upravljavec ni zavezan k imenovanju pooblaščene osebe za varstvo podatkov po členu 37 GDPR, zato zgoraj navedeni kontakt deluje kot kontaktna točka in ne kot imenovana pooblaščena oseba (DPO).

2. Katere osebne podatke obdelujemo

Obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov:

a) Podatki uporabnikov

• ime in priimek,
• e-poštni naslov,
• telefonska številka (če jo uporabnik vnese),
• podatki o prijavi in uporabi sistema.

b) Podatki o podjetju uporabnika

• naziv podjetja,
• davčna številka,
• naslov,
• dejavnost,
• podatki o poslovnih prostorih (če relevantno).

c) Podatki o strankah uporabnikov

ProEntry deluje tudi kot obdelovalec podatkov v imenu uporabnika. To vključuje:

• ime stranke,
• kontaktne podatke,
• podatke na računih, ponudbah in terminah.

d) Finančni in davčni podatki

• izdani računi,
• DDV podatki,
• podatki o plačilih,
• fiskalni podatki (ZOI, EOR),
• eRačuni za javni sektor (UJP).

e) Tehnični podatki

• IP naslov,
• podatki o napravi in brskalniku,
• sistemski dnevniki (logi),
• varnostni zapisi.

f) AI in OCR obdelava

podatki, ki jih uporabnik prostovoljno vnese ali naloži za AI onboarding ali OCR obdelavo (npr. dobavnice).

3. Namen obdelave podatkov

Osebne podatke obdelujemo za:

• zagotavljanje delovanja platforme ProEntry,
• izpolnjevanje zakonskih obveznosti (ZDDV-1, ZDavPR, FURS, UJP),
• izdajo računov in poročil,
• podporo uporabnikom,
• zagotavljanje varnosti sistema,
• izboljšavo funkcionalnosti (v anonimizirani ali agregirani obliki).

4. Pravne podlage

Podatke obdelujemo na podlagi:

• izvajanja pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR),
• zakonske obveznosti (člen 6(1)(c) GDPR),
• zakonitega interesa (člen 6(1)(f) GDPR),
• privolitve, kadar je ta potrebna.

5. Posredovanje podatkov tretjim osebam

Podatki se lahko posredujejo:

• državnim organom (FURS, UJP), kadar to zahteva zakon,
• ponudnikom plačilnih storitev (npr. Stripe),
• ponudnikom IT infrastrukture in gostovanja,
• ponudnikom e-poštnih in obvestilnih storitev.

Podatkov ne prodajamo tretjim osebam.

Podizvajalci (obdelovalci podatkov)

Prenosi v ZDA in druge tretje države potekajo na podlagi standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije (člen 46(2)(c) GDPR). Podobdelovalci obdelujejo podatke izključno po naših navodilih in jih ne uporabljajo za lastne namene niti za učenje jezikovnih modelov.

6. AI pomočnik na spletni strani (klepet)

Na javni spletni strani proentry.si ponujamo klepetalnega AI pomočnika za predprodajna vprašanja in vprašanja o prvih korakih (funkcije, cene, davčna blagajna, eRačuni, registracija ipd.). V nadaljevanju je opisano, kako pri tem obdelujemo osebne podatke.

Nameni in pravna podlaga

Odgovarjanje na vaša vprašanja o ProEntry v realnem času, zaščita storitve pred zlorabo (omejevanje hitrosti pošiljanja, zaznavanje poskusov manipulacije) in — po vaši izbiri — posredovanje kontaktnih podatkov prodajni ekipi, če v klepetu izrazite željo po stiku s človekom. Pravna podlaga je zakoniti interes upravljavca (člen 6(1)(f) GDPR) za predstavitev in prodajo storitve ter za zaščito pred zlorabo; za sporočila, oddana prek obrazca za kontakt, je podlaga izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe oziroma vaša privolitev z oddajo obrazca.

Katere podatke obdelujemo

Besedilo vaših vprašanj in odgovorov AI pomočnika, časovni žig in števec sporočil v seji ter zgoščeno (hash) vrednost IP naslova za omejevanje hitrosti in preprečevanje zlorab (surovega IP naslova ne hranimo). Če uporabite obrazec za kontakt, tudi e-naslov in neobvezno sporočilo. Pred shranjevanjem sporočila samodejno pregledamo in po možnosti odstranimo očitne osebne podatke. Priporočamo, da v klepet ne vnašate občutljivih osebnih podatkov — na to vas opozorimo tudi v vmesniku klepeta.

Obdelovalec in lokacija obdelave

Za generiranje odgovora se besedilo pogovora posreduje storitvi Amazon Bedrock (Amazon Web Services EMEA SARL, Luksemburg), ki nastopa kot naš obdelovalec podatkov na podlagi pogodbe o obdelavi (AWS DPA). Ta obdelava (jezikovni model Claude) poteka v regiji EU (Frankfurt); Amazon Bedrock vsebine zahtev in odgovorov ne shranjuje in je ne uporablja za učenje modelov. Iskanje po ustrezni vsebini poteka po tekstu neposredno v naši bazi (PostgreSQL, brez prenosa v tretjo državo). Podatki o sejah in prepisi pogovorov se hranijo v naši bazi (Supabase, EU regija) z omejenim dostopom na ravni vrstic (RLS).

Hramba, samodejno odločanje in pravice

Zapise pogovorov (vprašanja, odgovori, časovni žigi, zgoščeni IP) hranimo največ 90 dni, nato jih samodejno in trajno izbrišemo. AI pomočnik ne sprejema avtomatiziranih odločitev s pravnimi ali podobno pomembnimi učinki v smislu člena 22 GDPR — gre za informativne odgovore. Glede podatkov iz klepeta imate enake pravice kot za druge osebne podatke (glej razdelek »Pravice posameznikov« spodaj). Ker klepet deluje anonimno, lahko uveljavljanje nekaterih pravic zahteva dodatno preverjanje istovetnosti. Za vprašanja o obdelavi v AI klepetu: info@proentry.si.

7. Hramba podatkov

Roki hrambe po kategorijah

Podatki iz BETA okolja so lahko ob zaključku beta testiranja izbrisani ali anonimizirani.

8. Pravice posameznikov

Uporabniki imajo pravico do:

• Dostop (člen 15 GDPR) — zahtevajte izvoz vseh vaših osebnih podatkov v strojno berljivem formatu (JSON/CSV) v nastavitvah aplikacije.
• Popravek (člen 16 GDPR) — popravite vaše podatke neposredno v nastavitvah profila.
• Izbris (člen 17 GDPR) — zahtevajte izbris osebnih podatkov v nastavitvah aplikacije. Podatki, ki jih moramo hraniti zaradi davčnih in računovodskih predpisov (ZGD-1, ZDDV-1), bodo pseudonimizirani, ne pa izbrisani. Zahteva bo obdelana v 30 dneh.
• Omejitev obdelave (člen 18 GDPR) — zahtevajte omejitev obdelave vaših podatkov.
• Prenosljivost (člen 20 GDPR) — prejmite vaše podatke v strukturirani obliki.
• Ugovor (člen 21 GDPR) — ugovarjajte obdelavi vaših podatkov.

Zahteve za izvoz ali izbris podatkov lahko oddate neposredno v aplikaciji pod Nastavitve → Zasebnost, na info@proentry.si ali na kontakt za varstvo podatkov matej@proentry.si.

Kadar obdelava temelji na privolitvi (člen 6(1)(a) GDPR), lahko privolitev kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.

Pravica do pritožbe pri nadzornem organu

Če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši GDPR, imate v skladu s členom 77 GDPR pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu. V Sloveniji je to:

Pritožbo lahko vložite tudi pri nadzornem organu v državi članici svojega običajnega prebivališča ali kraja domnevne kršitve. Poleg tega imate pravico do pravnega sredstva pred sodiščem (člen 79 GDPR).

9. Varnost podatkov

Uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, vključno z:

• nadzorom dostopa (RLS),
• beleženjem dostopov,
• zaščito pred nepooblaščenim dostopom.

10. Piškotki

ProEntry uporablja nujne piškotke za delovanje sistema ter po potrebi analitične piškotke. Upravljanje piškotkov je omogočeno prek obvestila ob prvem obisku.

Analitični in marketinški piškotki se naložijo šele po vaši privolitvi. Privolitev lahko kadar koli spremenite ali v celoti prekličete v nastavitvah piškotkov (gumb Prekliči soglasje); ob preklicu se že postavljeni analitični piškotki odstranijo. Vašo izbiro zabeležimo tudi na strežniku, da lahko izkažemo veljavno privolitev (člen 7(1) GDPR).

Pisave (Inter, Space Grotesk) strežemo z lastnega strežnika, zato se vaš IP naslov ob obisku ne posreduje Googlovim strežnikom za pisave.

Več informacij najdete na strani Politika piškotkov.

11. Spremembe politike

Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Spremembe bodo objavljene v aplikaciji in na spletni strani.