Izdajanje računov je videti enostavno, dokler ne dobiš prvega opozorila od FURS ali računovodje. Kot s.p. ali obrtnik moraš za vsako opravljeno storitev ali prodano blago izdati račun s točno določenimi podatki, pravilnim zaporedjem številk in skladno z davčno zakonodajo. V tem vodiču gremo skozi vse: od obveznih sestavin do razlik med računom z DDV in brez njega, poenostavljenega računa, zaporednih številk ter povezave z davčno blagajno in e-računi.
Kot s.p. izdaš račun z vsemi obveznimi sestavinami: zaporedno številko, datumom izdaje in dobave, podatki o sebi in kupcu, opisom blaga ali storitve ter zneskom. Če si zavezanec za DDV, dodaš davčno osnovo, stopnjo in znesek DDV. Račun izdaš najkasneje ob dobavi oziroma opravljeni storitvi. Če gotovinsko posluješ s končnimi potrošniki, mora biti račun tudi davčno potrjen prek davčne blagajne. S ProEntry celoten račun pripraviš in pošlješ kar s telefona.
Račun zavezanca za DDV mora po 82. členu ZDDV-1 vsebovati zaporedno številko, datum izdaje, datum dobave, ime in naslov izdajatelja in kupca, ID za DDV izdajatelja, količino in vrsto blaga ali obseg storitev, davčno osnovo, ceno na enoto brez DDV, popuste, stopnjo DDV ter znesek DDV. Mali davčni zavezanec namesto DDV navede klavzulo o oprostitvi. Manjkajoča sestavina lahko pomeni neveljaven odbitek DDV pri kupcu ali opozorilo FURS.
Poenostavljeni račun (83. člen ZDDV-1) je krajša oblika, ki jo smeš izdati pri dobavah končnim potrošnikom ne glede na znesek, ali drugim zavezancem oziroma pravnim osebam, kadar znesek brez DDV ne presega 100 EUR. Vsebovati mora ime, naslov in ID za DDV izdajatelja, datum, količino in vrsto blaga ali storitve, prodajno vrednost z DDV in znesek DDV (ali podatke za izračun). Tipičen primer je račun v trgovini ali pri gostincu.
Račun z DDV izdaš, če si vključen v sistem DDV — prostovoljno ali ker si presegel prag 60.000 EUR obdavčljivega prometa v zadnjih 12 mesecih. Račun brez DDV izdaš kot mali davčni zavezanec, ki ni v sistemu DDV; v tem primeru navedeš klavzulo, da DDV ni obračunan. Če si v sistemu DDV, na vsako postavko obračunaš ustrezno stopnjo (22 %, 9,5 % ali 5 %) in DDV odvedeš državi; če nisi, prodajaš brez DDV, a ne moreš odbijati vstopnega DDV.
Računi morajo imeti neprekinjeno zaporedno številko, ki se v koledarskem letu ne ponovi in ne preskakuje. Izbereš lahko enoten niz (1, 2, 3 …) ali oznako z letnico (npr. 2026-001). FURS preverja prav neprekinjenost številčenja. Če gotovinsko posluješ, mora biti struktura usklajena tudi s pravili davčne blagajne. Program za izdajanje računov zaporedje vodi samodejno, zato napake odpadejo.
Če pri gotovinskem poslovanju s končnimi potrošniki izdaš račun, ga mora davčna blagajna v realnem času potrditi pri FURS, ki vrne enkratno identifikacijsko oznako (EOR); račun mora vsebovati tudi zaščitno oznako izdajatelja (ZOI). Fiskalizacija je ločena obveznost od DDV, a se v praksi prepleta z izdajanjem računov. Davčno se potrjujejo gotovinski računi, ne pa nakazila na transakcijski račun. Za podrobnosti preveri pri FURS ali z računovodjo.
E-račun je račun v strukturirani elektronski obliki (standard e-SLOG), ki ga prejemnikov sistem samodejno obdela. Za javni sektor je obvezen že danes, za poslovanje med podjetji (B2B) v Sloveniji pa predvidoma s 1. 1. 2028. E-račun ni isto kot PDF po e-pošti, ki je le slikovni zapis. Ker se zakonodaja razvija, konkretne roke sproti preveri pri FURS ali z računovodjo.
Predračun je ponudba oziroma poziv k plačilu in ni knjižna listina, zato sam po sebi ni osnova za obračun DDV ali za vknjižbo prihodka. Račun pa je davčna in knjižna listina, ki nastane ob dobavi blaga ali opravljeni storitvi. V praksi najprej pošlješ predračun, po plačilu ali ob dobavi pa izdaš pravi račun. Kadar kupec plača vnaprej, izdaš avansni račun, ki ga ob končni dobavi poračunaš.
