Račun brez ene same obvezne sestavine je lahko neveljaven za odbitek DDV ali pa ti ob nadzoru prinese opozorilo. Pregledamo vse podatke, ki morajo biti na računu po 82. členu ZDDV-1, ter razlike za male davčne zavezance, da vsak račun izdaš pravilno že prvič.
Po 82. členu ZDDV-1 mora račun zavezanca za DDV vsebovati zaporedno številko, datum izdaje, datum dobave, podatke o izdajatelju in kupcu, ID za DDV izdajatelja, opis blaga ali storitve, davčno osnovo, ceno na enoto brez DDV, popuste, stopnjo DDV in znesek DDV. Te sestavine niso priporočilo, ampak zakonska zahteva — če katera manjka, račun ni popoln.
Na računu morata biti ime in naslov izdajatelja ter kupca. Izdajatelj, ki je zavezanec za DDV, navede svoj ID za DDV. ID za DDV kupca je obvezen tam, kjer je kupec dolžan plačati DDV (npr. obrnjena davčna obveznost). Pri prodaji končnim potrošnikom davčne številke kupca praviloma ne potrebuješ. Pri čezmejnih dobavah veljajo dodatna pravila — preveri z računovodjo.
Navedena mora biti količina in vrsta blaga ali obseg in vrsta storitev, davčna osnova po posamezni stopnji DDV, cena na enoto brez DDV ter morebitni popusti. Opis mora biti dovolj konkreten (npr. 'svetovanje, 5 ur' namesto le 'storitve'). Če na enem računu prodajaš postavke z različnimi stopnjami DDV, mora biti davčna osnova prikazana ločeno po vsaki stopnji.
Navesti moraš uporabljeno stopnjo DDV in znesek DDV. V Sloveniji veljajo tri stopnje: splošna 22 %, znižana 9,5 % in posebna znižana 5 %. Za vsako stopnjo prikažeš pripadajočo davčno osnovo in znesek DDV, na koncu pa skupni znesek za plačilo. Če nisi prepričan, katera stopnja velja za tvojo dejavnost, preveri pri FURS ali z računovodjo.
Mali davčni zavezanec, ki ni v sistemu DDV, ne obračuna DDV in ne navaja stopnje ali zneska DDV. Namesto tega navede klavzulo, da DDV ni obračunan, običajno s sklicem na 1. odstavek 94. člena ZDDV-1. Ostale sestavine (številka, datumi, stranke, opis, znesek) ostanejo. Račun je po strukturi podoben, le da namesto DDV nosi klavzulo o oprostitvi.
Najpogostejše napake so manjkajoč datum dobave, preskočena ali podvojena zaporedna številka, nejasen opis storitve, manjkajoč ID za DDV ter napačna stopnja DDV. Pri malih zavezancih je pogosta izpuščena klavzula o oprostitvi. Večino napak odpravi program za izdajanje računov, ki obvezna polja zahteva vnaprej in zaporedje vodi samodejno.
