Predračun, račun in avansni račun se pogosto zamenjujejo, a vsak ima svojo vlogo in pravne posledice. Eden je le ponudba, drugi davčna listina, tretji nastane ob predplačilu. Jasno razložimo razlike, da v vsaki situaciji izdaš pravi dokument.
Predračun je ponudba oziroma poziv kupcu k plačilu pred dobavo blaga ali storitvijo. Vsebuje podatke o tem, kaj boš dobavil in koliko bo to stalo, ter rok in podatke za plačilo. Predračun ni knjižna listina in sam po sebi ni osnova za obračun DDV ali za evidentiranje prihodka. Ko kupec plača ali ko blago dobaviš, izdaš pravi račun — predračun ne nadomešča računa.
Račun je davčna in knjižna listina, ki nastane ob dobavi blaga ali opravljeni storitvi in je podlaga za obračun DDV ter evidentiranje prihodka. Ima vse obvezne sestavine po ZDDV-1 in zaporedno številko. Predračun napove transakcijo, račun jo pravno dokumentira. Po prejetem plačilu na podlagi predračuna vedno izdaš še račun.
Avansni račun izdaš, kadar kupec plača vnaprej (avans), preden je blago dobavljeno ali storitev opravljena. Ker s prejemom predplačila nastane obveznost obračuna DDV (pri zavezancih za DDV), je avansni račun davčna listina, ki predplačilo evidentira in obračuna pripadajoči DDV. Za razliko od predračuna torej DDV obveznost sproži. Ob končni dobavi izdaš končni račun in avans poračunaš.
Na končnem računu prikažeš celotno vrednost dobave z obračunanim DDV, nato odšteješ že prejeti in obračunani avans, tako da kupec doplača le razliko in DDV ni obračunan dvakrat. Sklic na avansni račun je priporočljiv. Ker se pravila pri delnih predplačilih zapletejo, postopek uskladi z računovodjo.
Če kupcu sporočaš ceno pred dogovorom, izdaj predračun. Če je kupec plačal vnaprej, izdaj avansni račun. Ko je blago dobavljeno ali storitev opravljena, vedno izdaj račun — edina prava davčna in knjižna listina. Pogosta napaka je, da za prejeto plačilo izdaš le predračun in pozabiš na pravi račun. V ProEntry iz predračuna z enim klikom ustvariš račun.
